Tietosuojaseloste

Tietosuoja yhdistyksessämme

25.5.2018

Tikkurilan Taitoluisteluklubi ry on EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä henkilötietojen osalta. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä. 

Taitoluisteluseurassamme kerätään henkilötietoja, jotta seuran hallintoa ja toimintaa voidaan käytännössä hoitaa. Jäsenluettelon pitäminen perustuu yhdistyslakiin, jonka mukaan hallituksen vastuulla on luettelon pitäminen yhdistyksen jäsenistä. Varsinaiseen jäsenluetteloon kuuluu vain jäsenen nimi ja kotipaikka. Kaikilla jäsenillä on oikeus tutustua jäsenluetteloon.

Jäsenluettelon lisäksi yhdistys pitää Netvisor -taloushallintojärjestelmässä jäsenrekisteriä, jonka tietosisältöön kuuluvat jäsenen nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika (kilpasarjoja ja kilpailuilmoittautumisia varten), henkilötunnus (luistelukoululaisten pakollisia lisenssejä varten), sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Alaikäisen jäsenen osalta vastaavat tiedot on kirjattu lisäksi ainakin yhden vanhemman osalta.

Kerätyt henkilötiedot saadaan jäseniltä ja heidän vanhemmiltaan itseltään Sporttisaitti -järjestelmässä tai sähköpostitse ilmoittautumisten yhteydessä tai erikseen lisätietoja pyydettäessä. Henkilötietoja saadaan myös internet-sivujen kautta. Niitä voidaan lisäksi tarvittaessa päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta (kuten numerotietopalvelu), millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden ja oikeellisuuden. Sporttisaitti -järjestelmästä saadut tiedot siirretään manuaalisesti Netvisor -järjestelmään.

Yhdistys ylläpitää myös internet -kotisivuja Sporttisaitti -järjestelmässä, julkista Facebook- sekä Instagram sivustoa ja viestinnän kannalta tarvittavia sähköpostiosoitteistoja ja ryhmiä. Kotisivuilla ja Facebookissa julkaistaan valokuvia luistelijoista sekä muita tietoja, kuten ryhmä- ja yksilökuvia, kuvia tapahtumista, kilpaluistelijoiden henkilökuvauksia ja osallistumis- ja talkoolistoja.

Yhdistyksellä on Google Drive -järjestelmässä ei-julkisia kansioita, joissa on esimerkiksi excel-taulukkomuodossa olevia osallistuja- ja yhteystietolistoja, jotka sisältävät nimi-, sähköposti-, osoite-, syntymäaika-, allergia- ja lisenssitietoja. Näihin annetaan pääsy vain asiaankuuluville henkilöille, joita voivat olla esimerkiksi jäsenten vanhemmat. Yhdistyksellä on myös ei-julkinen valokuva-arkisto Dropbox-palvelussa. Pääkäyttäjänä ja oikeuksien ylläpitäjänä on yhdistyksen toimihenkilö.

Henkilötietoihin on kokonaan tai osittain pääsy seuran toimistohenkilökunnalla, hallituksella, kirjanpitotoimistolla sekä toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä jäsenmaksu- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Kilpaluistelutoiminnassa välttämättömiä osallistumislistoja luovutetaan Suomen Taitoluisteluliito ry:lle, muille taitoluisteluseuroille sekä kilpailutoiminnassa kansainväliselle taitoluisteluliitolle. Viranomaiselle tietoja luovutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Yhdistyksemme varmistaa, että henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan tai yhteyskumppaneiltaan, joille tietoa luovutetaan tai siirretään. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta pilvipalveluissa olevia tietoja voi sijaita muuallakin kuin EU-alueella.

Paperiset asiakirjat säilytämme yhdistyksen toimistolla.

Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun rekisteröity henkilö on seuran jäsen tai jäsenen huoltaja. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista tiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.

Huomioithan, että on sinun tehtäväsi päivittää meille antamasi henkilötiedot, jos niissä tapahtuu muutoksia.

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot:
Enni Säntti
Talouspäällikkö
toimisto.ttk(a)gmail.com
puh. 050 522 4064